So meistern Unternehmen die Datenschutz-Prüfwelle 2026 – Das müssen Sie jetzt zur neuen DSGVO-Transparenz wissen

Datenschutzerklärungen 2026: Worauf sich Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Neue Prüfungen durch Aufsichtsbehörden stehen bevor

Das Jahr 2026 bringt eine neue Dynamik in die Überwachung des Datenschutzes in Europa: Die europäischen Datenschutzbehörden planen, die Einhaltung der Informationspflichten nach Art. 12 bis 14 DSGVO verstärkt zu kontrollieren. Das Ziel der Behörden ist es, Unternehmen und Organisationen gezielt zu überprüfen und die Transparenz für betroffene Personen spürbar zu verbessern. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Eine sorgfältige Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Datenschutzdokumentation ist jetzt wichtiger denn je.

Was sind die Informationspflichten laut DSGVO?

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, betroffene Personen umfassend und nachvollziehbar über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Diese Transparenz gilt unabhängig davon, ob die Daten direkt erhoben (Art. 13 DSGVO) oder von anderen Stellen bezogen werden (Art. 14 DSGVO). Die geforderte Datenschutzerklärung muss klar, verständlich und leicht auffindbar sein – idealerweise elektronisch auf Ihrer Website.

Die wichtigsten Anforderungen an die Gestaltung der Informationen sind:

• Präzise, transparente und leicht zugängliche Informationen
• Klar verständliche Sprache ohne Fachjargon
• Schriftliche oder elektronische Bereitstellung (in Ausnahmefällen auch mündlich möglich)

Ob direktes Kontaktformular, Telefonanruf oder Übernahme von Adressdaten aus externen Quellen: Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, greifen die Informationspflichten der DSGVO.

Inhalte und Best Practices für rechtskonforme Datenschutzerklärungen

Welche Angaben müssen enthalten sein?

Der „Standard“ gemäß Art. 13 DSGVO sieht eine Reihe verbindlicher Punkte vor, die Sie in Ihren Datenschutzhinweisen aufnehmen müssen. Dazu gehören:

• Name und Kontaktdaten des Unternehmens
• Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (soweit vorhanden)
• Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
• Gegebenenfalls die berechtigten Interessen des Unternehmens
• Empfänger der Daten (z.B. externe Dienstleister, Marketingpartner)
• Übermittlung an Drittländer außerhalb der EU
• Speicherdauer oder Kriterien für deren Festlegung
• Hinweise auf Betroffenenrechte wie Auskunft, Löschung und Widerspruch

Werden Daten indirekt bezogen (Art. 14 DSGVO), ist auch die Herkunft der Daten zu nennen. Besonders bei Übernahmen, Kooperationen oder dem Erwerb von Leads ist diese Information oft erforderlich.

Optimale Umsetzung in der Unternehmenspraxis

Die allermeisten Unternehmen haben es mit einer Vielzahl unterschiedlicher Betroffener zu tun: Website-Besucher, Kunden, Newsletter-Abonnenten, Veranstaltungsteilnehmende und viele weitere Gruppen. Auch bei Interaktionen per E-Mail, durch Anfragen, Bestellungen oder die Nutzung von Social Media müssen Betroffene über die Art der Datenverarbeitung informiert werden.

Unser Tipp: Stellen Sie alle relevanten Datenschutzinformationen zentral an einem Ort – meist ist das die Datenschutzerklärung Ihrer Unternehmenswebsite. Dort können Sie modular für verschiedene Betroffenengruppen spezifische Informationen hinterlegen und von überall darauf verweisen: Von jeder Unterseite, Ihrer App, aus E-Mail-Signaturen oder über Social-Media-Kanäle.

In manchen Fällen empfiehlt sich zudem ein mehrstufiger Ansatz: Bei sensiblen Themen wie Videoüberwachung, Postwerbung oder Veranstaltungen können Sie zunächst kompakte Informationen bereitstellen und für Details auf die umfassende Datenschutzerklärung verweisen. Manche Unternehmen entscheiden sich außerdem für extra Datenschutzhinweise für besonders schutzwürdige Gruppen wie Patient:innen oder Klient:innen, um maximale Transparenz zu schaffen.

Taktische und rechtliche Stolperfallen vermeiden

Typische Fehler und Missverständnisse

In der praktischen Umsetzung begegnen Unternehmen immer wieder denselben Irrtümern:

• Viele meinen, dass Betroffene die Datenschutzerklärung per Checkbox bestätigen oder akzeptieren müssen. Das ist falsch – die Information muss nur zugänglich gemacht werden.
• Einige gehen davon aus, dass bei jeder Änderung der Datenschutzerklärung alle Betroffenen informiert werden müssen. Das ist nur bei bedeutenden Zweckänderungen oder ganz gravierenden Änderungen der Fall.
• Manche versuchen, die Einwilligung zur Datenverarbeitung über die Datenschutzerklärung einholen zu wollen. Eine Einwilligung muss jedoch immer separat und ausdrücklich erfolgen.
• Die Datenschutzerklärung wird fälschlich für eine Freigabebescheinigung gehalten – in Wahrheit ist sie nur eine Informationsquelle, nicht die rechtliche Grundlage der Verarbeitung.
• Um Auskunftsersuchen zu beantworten, senden Unternehmen oft nur die Datenschutzerklärung – dabei verlangt das Gesetz eine individuelle Auskunft zu den tatsächlich gespeicherten Daten der anfragenden Person.

Zu den häufigsten Fallstricken in Unternehmen zählt auch, dass Datenschutzerklärungen nicht an allen nötigen Stellen platziert werden, lediglich als Entwurf in der Schublade liegen bleiben, nicht regelmäßig aktualisiert oder Änderungen nicht sauber dokumentiert werden. Gerade bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden kann das schwerwiegende Konsequenzen haben.

Lösungen und praktische Checkliste für Ihr Datenschutzmanagement

Um Haftungsrisiken zu vermeiden und den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, sollten Sie feste Prozesse und klare Zuständigkeiten für die Erstellung und Pflege Ihrer Datenschutzerklärung etablieren. Prüfen Sie regelmäßig, ob alle Änderungen dokumentiert sind, die Datenschutzerklärung überall erreichbar ist und Anpassungen zügig umgesetzt werden.

Folgende fünf Fragen helfen bei der Selbstkontrolle:

1. Ist die Datenschutzerklärung überall dort leicht zugänglich, wo personenbezogene Daten erhoben werden?
2. Entsprechen die Inhalte dem aktuellen Stand der Datenverarbeitung?
3. Wurden alle Betroffenengruppen berücksichtigt?
4. Gibt es interne Prozesse für die Pflege und Aktualisierung?
5. Existiert eine nachvollziehbare Versionierung der Datenschutzdokumente?

Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage eine ausführlichere Checkliste zur Verfügung, um die Einhaltung der Informationspflichten in Ihrem Unternehmen genau zu überprüfen.

Fazit: Jetzt Maßnahmen für die behördlichen Prüfungen ergreifen

2026 als Prüfstein für Ihr Datenschutzmanagement

Mit dem gesteigerten Fokus der Aufsichtsbehörden auf die Informationspflichten nach DSGVO stehen Unternehmen im Jahr 2026 vor besonderen Herausforderungen. Wer jetzt handelt, seine Datenschutzerklärungen prüft und interne Prozesse stärkt, ist optimal vorbereitet und vermeidet Bußgelder sowie Imageschäden. Der Schlüssel liegt in transparenter, vollständiger und stets aktueller Information aller Betroffenen – und in der konsequenten Umsetzung und Dokumentation intern.

Unsere Unterstützung für Ihr Unternehmen

Sie sind unsicher, ob Ihre Datenschutzerklärung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt? Ihr Unternehmen benötigt Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung oder Optimierung von Datenschutztexten und -prozessen? Unsere erfahrenen Fachkräfte beraten Sie umfassend rund um die DSGVO-Compliance – von der Strategie bis zur praktischen Umsetzung.

Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung der Datenschutzanforderungen benötigen. Wir begleiten Ihr Unternehmen kompetent und praxisnah auf dem Weg zur rechtskonformen Lösung.